Czy korekty faktur wymagają podpisów i akceptacji odbiorców?

Co prawda takie narzędzia jak inFakt zmniejszają ryzyko błędów, ale rozmaite korekty faktur są mimo tego na porządku dziennym. Powodów jest multum – od błędu ludzkiego, poprzez udzielanie rabatów, aż po anulowanie transakcji. Z początkiem 2013 r. zasady dotyczące korekt nieco się zmieniły. W jaki sposób?

Na początek – podstawy, które pozostały niezmienione. Do korygowania faktur służą dwa dokumenty:

1) Faktura korygująca

Ten dokument wystawia sprzedawca. To jedyny sposób, którym można zmieniać na fakturze wartości liczbowe, w tym ceny, a także kwoty i stawki podatków. Jeśli błąd zauważył nabywca, powinien poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej. Od 2013 r. dokument może także nosić nazwę po prostu „Korekta”.

2) Nota korygująca

Nabywca także może poprawiać błędy na fakturach – do tego służy nota korygująca. Z tym że chodzi tylko o poprawki o mniejszym znaczeniu dla fiskusa, tzn. nie dotyczące liczb (czyt. nie mające związku z podatkami – np. adres, nazwa, numer NIP).

Wystawianie obu rodzajów dokumentów ma dwa aspekty: poprawne sformułowanie treści i właściwe udokumentowanie dostarczenia odbiorcy. Cóż, nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorcy miewają z tym problemy. Zatem wyjaśnijmy jak to obecnie działa.

Faktura korygująca

Zestaw elementów faktury korygującej został opisany w tym rozporządzeniu. Ogólnie, zależy on od celu korekty – par. 13 opisuje korekty w celu udzielania rabatów (obniżenie ceny), zaś par. 14 mówi o korektach podwyższających cenę i poprawiających błędy. Na co szczególnie zwrócić uwagę?

Treść pierwotna nie jest potrzebna

Oprócz wspomnianej zmiany w nazwie, na korekcie nie trzeba zamieszczać treści pierwotnej (przed zmianą). Wystarczy nowa, zmieniona treść, a jeśli chodzi o kwoty – wystarczy sama różnica pomiędzy treścią pierwotną, a zmienioną. W inFakcie zdecydowaliśmy się jednak pozostawić możliwość zamieszczenia treści korygowanej na fakturze korygującej, aby dokument był bardziej czytelny. Oczywiście, taka korekta jest poprawna.

Potwierdzenie odebrania może być potrzebne

Druga istotna kwestia, to dostarczenie odbiorcy. Podpis na fakturze korygującej nie jest konieczny w żadnej sytuacji. Istnieje jednak sytuacja, w której należy uzyskać od nabywcy potwierdzenie odbioru. Ta kwestia jest opisana w ustawie o VAT Art. 29. 4a i dotyczy korekt, które obniżają podstawę opodatkowania. A zatem chodzi o faktury, które zmniejszają kwotę sprzedaży – czy to z uwagi na zmiany w cenie lub ilości towaru, czy w stawkach i kwotach podatku. W takich sytuacjach należy uzyskać od nabywcy potwierdzenie odbioru. Jakie?

Ponownie – nie musi to być podpis. Potwierdzenie można uzyskać w inny sposób, ale taki, który może stanowić dowód w razie kontroli. A zatem ustne potwierdzenie to za mało, natomiast np. e-mail jest już wystarczający. Według ustawy o VAT, potwierdzenie jest na tyle ważne, że jeśli sprzedawca uzyska je po terminie, to zmiany wynikłe z korekty uwzględnia w tym okresie, który przypada na otrzymanie potwierdzenia.

Tutaj jeszcze jedna uwaga. W niektórych przypadkach może się jednak okazać, że uzyskanie potwierdzenia jest niemożliwe. Wówczas można liczyć na to, że udokumentowana staranność w próbie doręczenia korekty nabywcy okaże się wystarczająca. Może tu wystarczyć np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Mówią o tym zarówno wyroki polskich sądów, jak i Trybunału Sprawiedliwości UE.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Nota korygująca

Sprawa z notą korygującą jest dużo prostsza, choćby dlatego, że w grę nie wchodzą zmiany w liczbach – w tym w podatkach. Notę opisuje wspomniane rozporządzenie w par. 15. 1.

Zgodnie z tym przepisem, na nocie korygującej zamieszcza się tylko część danych z pierwotnej faktury, w tym:

• pełne dane obu stron transakcji (wraz z NIP),
• datę wystawienia pierwotnej faktury (oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile różni się od daty wystawienia).
• pierwotną treść podlegającą zmianie notą korygującą.

Co za tym idzie, trzeba pamiętać, aby na nocie korygującej znalazła się zarówno treść treść pierwotna, jak i nowa – skorygowana.

Wystarczy akceptacja wystawcy

Co z podpisem? Obecnie podpis sprzedawcy na nocie korygującej nie jest wymagany – rozporządzenie mówi tylko, że:

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Ponieważ jednak sposób akceptacji nie jest w rozporządzeniu określony, można założyć, że każda jej forma jest dopuszczalna. Dla bezpieczeństwa warto pewnie postarać się np. o potwierdzenie e-mailowe, które można wydrukować i zachować w papierach na wypadek kontroli.