Czy trzeba mieć zgodę kontrahenta na wystawianie faktur elektronicznych? Jakie warunki musi spełnić program do wystawiania faktur?

Od początku stycznia 2013 r. przedsiębiorca może przesłać klientowi fakturę elektroniczną nie pytając go wcześniej o zgodę. Zmieniły się bowiem przepisy dotyczące obrotu e-fakturami. Jest to związane z obowiązkiem dostosowania polskiego prawa do przepisów Unii Europejskiej.

Zgoda domniemana na wystawianie e-faktur

Fakturę elektroniczną można przesłać kontrahentowi, ponieważ obowiązuje zasada domniemanej zgody – jeśli kontrahent opłaci fakturę elektroniczną, będzie to oznaczało, że zgadza się na otrzymywanie dokumentów w tej formie. Aprobata wyrażona podczas rozmowy również może być uznana za wiążącą. Oczywiście, klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

Przed wprowadzonymi zmianami, klient musiał wyrazić zgodę – pisemnie lub np. w e-mailu – na otrzymanie faktury elektronicznej przed jej wystawieniem. Teraz nie ma obowiązku, aby taką zgodę uzyskać przed wysłaniem pierwszej e-faktury. Jednak aby uniknąć nieporozumień, warto ustalić z kontrahentem, czy zgadza się na otrzymywanie faktur na skrzynkę e-mail.

Jakie warunki przedsiębiorca musi spełnić, aby wysyłać e-faktury?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, zarówno w przypadku faktur papierowych, jak i elektronicznych, przedsiębiorca musi zapewnić:

• autentyczność pochodzenia faktury – to przedsiębiorca gwarantuje pewność, co do tożsamości obu stron transakcji figurujących na fakturze,
• integralność treści – dane znajdujące się na fakturze muszą być poprawne,
• czytelność faktury.

Do tej pory w przypadku e-faktur wiarygodność można było potwierdzić m.in. za pomocą podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymianie danych (EDI). Te rozwiązania zostały wymienione w rozporządzeniu jako przykłady.

Od stycznia 2013 r. można potwierdzić autentyczność, integralność i czytelność faktury także za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Przedsiębiorca może więc opracować wewnętrzną procedurę fakturowania w swojej firmie. W takim wypadku sporządza regulamin dotyczący procesu fakturowania od momentu złożenia zamówienia przez klientów od wystawienia faktury, łącznie z późniejszym jej przechowywaniem i udostępnianiem w formie elektronicznej. W przypadku kontroli urzędu skarbowego, przedsiębiorca musi przedstawić regulamin takiej procedury.

Tylko 10% polskich firm zrezygnowało z papierowych faktur

Choć trudno w to uwierzyć, zaledwie 10% firm w Polsce wystawia faktury elektroniczne. Zdecydowana większość polskich firm traci czas i pieniądze w związku z drukowaniem faktur, zakupem papieru, usług pocztowych (lub kurierów) oraz armią ludzi, którzy muszą ten proces wykonywać i nadzorować.

Pod względem popularności e-faktur jesteśmy na ostatnim miejscu w Europie, za takimi krajami jak Bułgaria, Rosja czy Rumunia. Dla porównania, w Wielkiej Brytanii tylko 10% przedsiębiorców korzysta z faktur papierowych.

A korzyści z faktur wysyłanych e-mailem jest sporo. Jak podaje serwis Twoja-firma.pl:

Szacuje się, że przedsiębiorstwo oszczędza 2 zł na jednej fakturze papierowej, gdy zdecyduje się na elektroniczną. (…) Ale to nie koniec korzyści! Gdy doliczymy do tego oszczędności wynikające z redukcji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji oraz wynajmu pomieszczeń na archiwum, bilans zysków wzrośnie.

Kolejną korzyścią wynikającą z wystawiania faktur elektronicznych jest krótszy czas jej dostarczenia do klienta. Dzięki temu przedsiębiorca może szybciej uzyskać zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Poza tym, przedsiębiorca wysyłając faktury elektroniczne nie produkuje sterty makulatury, a z tym wiążą się zalety ekologiczne.

Jak zapewne wiecie, faktury elektroniczne w łatwy i szybki sposób możecie wystawiać na inFakt.pl! Ot, taka funkcja, jak automatyczne pobieranie danych firmowych po wpisaniu NIP sprawia, że wystawienie faktury jest naprawdę błyskawiczne.

Serdecznie zachęcamy do korzystania 🙂